Kunde
Elinext hat ein Prozessautomatisierungssystem entwickelt, das seinen Mitarbeitern geholfen hat, auf eine konsistentere und effizientere Weise zusammenzuarbeiten.
Herausforderung
Elinext ist in den letzten 10 Jahren stetig gewachsen. Irgendwann haben wir erkannt, dass wir unsere Prozesse nicht mehr auf die alte Art und Weise verwalten konnten. Wir brauchten ein neues System, das es uns ermöglichen würde, Prozessabläufe zu speichern, zu studieren und zu verbessern.
Prozess
Unser Projektteam verwendete die Methodik, die Elinext in den letzten Jahrzehnten perfektioniert hat: Agil. Wir arbeiteten in zweiwöchigen Sprints, und dieser Ansatz erwies sich als unverzichtbar. Er half uns, uns anzupassen, wenn während der Entwicklung neue funktionale Anforderungen auftauchten.
Die agile Methodik sieht vor, ein minimales funktionsfähiges Produkt (MVP) zu erstellen. Unsere MVP-Funktionen umfassten die grundlegenden Operationen im System. Sobald das MVP fertig war, gingen wir zur Entwicklung der erweiterten Produktversion über. Dabei führten wir Funktionale, Regressions- und Usabilitytests durch.
Produkt
Die Anwendung konzentriert sich auf sechs Elemente: Vorlagen, Prozesse, Schritte, Rollen, Gruppen und Benachrichtigungen.
Vorlagen
Benutzer können auf alle Vorlagen von einer Seite aus zugreifen. Jede Vorlage enthält folgende Details:
- Vorlagenname
- Ersteller
- Mitinhaber
- Prozessinitiatoren
- Datum der letzten Überarbeitung
- Status (Entwurf, Veröffentlicht, etc.)
Ein Benutzer mit ausreichenden Zugriffsrechten kann eine neue Vorlage erstellen, entweder von Grund auf oder basierend auf einer anderen. Dies geschieht normalerweise, um einen Prozess als eine Abfolge von Schritten zu beschreiben, die mit anderen Prozessen übereinstimmt. Benutzer können auch Vorlagen verwalten, sie nicht verfügbar machen und Prozesse initiieren.
Prozesse
Genau wie bei Vorlagen können Benutzer alle Prozesse auf einer Seite anzeigen und verwalten. Wir haben folgende Details für jeden Prozess aktiviert:
- Prozessname
- Startdatum
- Prozessbetrachter
- Prozessstatus
Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen gehen auf diese Seite, um Prozesse zu starten, zu verwalten und zu überwachen. Ein Prozessinitiator kann die Details bearbeiten, den Prozess pausieren, abschließen oder schließen. Für mehr Transparenz können sie die Prozessprotokolle in jedem Schritt im Detail einsehen.
Schritte
Auch die Schritte sind alle auf einer Seite zusammengefasst. Jeder von ihnen enthält folgende Details:
- Schrittname
- Aktivierungsdatum des Schritts
- Fälligkeitsdatum
- Beschreibung
- Ausführender
- Vorgesetzter
- Schrittstatus
Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können einen Schritt ausführen und Details dazu auf einem Diagramm von dieser Seite aus einsehen. Sie können aber auch Schritte in Vorlagen einrichten und sie als Teil von Prozessen verwalten.
Einrichten von Schritten in Vorlagen
Ein Benutzer kann eine Vorlage öffnen und Schritte darin erstellen, um verschiedene Aktivitäten innerhalb eines sich wiederholenden Geschäftsprozesses zu beschreiben. Diese Schritte können einzeln, bedingt oder parallel sein.
Folgende Details können bearbeitet werden:
- Schrittname
- Beschreibung
- Der Ausführende
- Der Vorgesetzte
- Schrittdauer
- Aktionen (was der Ausführende tun soll, um den Schritt abzuschließen)
- Optionen (für bedingte Schritte)
Verwaltung von Schritten in Prozessen
Prozesse beinhalten Schritte aus Vorlagen, und Ausführende können diese Schritte während des gesamten Prozesses verwalten. Hier ist, was sie tun können:
- Einen Ausführenden einem Schritt zuweisen
- Einen Schritt als erledigt markieren, um den Prozess voranzutreiben
- Einen Schritt eskalieren (die Ausführung des Schritts aus irgendeinem Grund verschieben)
- Einen Schritt fortsetzen (nach Eskalation die Ausführung des Schritts fortsetzen)
- Einen Schritt überspringen, wenn er nicht obligatorisch ist
- Einen Schritt genehmigen (wenn die Zustimmung des Vorgesetzten erforderlich ist)
Gruppen
Eine Gruppe repräsentiert eine Gruppe von Benutzern, denen unterschiedliche Rollen zugewiesen werden können. Alle Gruppen werden auf derselben Seite mit Details wie Gruppenname, Status und Mitgliedern angezeigt. Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten können Gruppen erstellen, anzeigen, archivieren/reaktivieren und löschen.
Rollen
Ein Benutzer kann eine Rolle zugewiesen bekommen: Prozess-Initiator, Prozess-Betrachter oder Schritt-Ausführender. Jede der Rollen ist mit einem Satz von Berechtigungen für Aktionen in Bezug auf Vorlagen, Prozesse, Schritte, Gruppen und Rollen verbunden.
Benutzer mit ausreichenden Zugriffsrechten können Rollen auf der jeweiligen Seite erstellen, anzeigen, zuweisen und löschen.
Benachrichtigungen
Benachrichtigungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Systems und ermöglichen es Mitarbeitern, über Aufgaben auf dem Laufenden zu bleiben. Wir haben zwei Arten aktiviert: In-App-Benachrichtigungen und E-Mail-Benachrichtigungen. Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können die Status, Daten und Beschreibungen der Benachrichtigungen auf der Benachrichtigungsseite einsehen und verwalten.
Ergebnisse
Die von uns entwickelte Anwendung hat Elinext geholfen, die Kommunikation über Prozesse auf eine neue Stufe zu heben. Mitarbeiter können jetzt gemeinsame Aufgaben problemlos auf dem Laufenden bleiben und wiederholende Prozesse leicht reproduzieren.
Die Entwicklung eines Systems für eine vielfältige Organisation wie Elinext - mit Büros in Polen, Usbekistan und Vietnam - erforderte die Zusammenarbeit mit mehreren Interessengruppen. Daher mussten wir lernen, die praktischen Auswirkungen unserer Arbeit so zu präsentieren, dass sie für jeden von ihnen verständlich wurden.
Derzeit setzt Elinext das System in verschiedenen Abteilungen und Standorten weiterhin um. Es spart bereits Zeit für die Mitarbeiter und verbessert die Lieferung.
