Kunde
Dies ist ein internes Projekt für unser Unternehmen Elinext, ein Unternehmen für maßgeschneiderte Softwareentwicklung.
Dieses interne Projekt wurde zusammen mit fast 20 anderen Lösungen für den internen Gebrauch entwickelt und ist Teil des Ökosystems, das den Arbeitsalltag der Mitarbeiter vereinfacht.
Die Grundlage der Software wird höchstwahrscheinlich verwendet, um die Entwicklung eines verwandten maßgeschneiderten Produkts für unsere Kunden zu beschleunigen.
Oftmals sparen neue Kunden bei Elinext eine erhebliche Menge an Geld und Aufwand, indem sie sich für eine individualisierte Version eines Produkts entscheiden, das bereits in unserem Unternehmen verwendet wird.
Projektbeschreibung
Die Bestandsmanagement Software ist ein Produkt für das Asset-Management, eine Webanwendung zur Erfassung und Verfolgung von Ausrüstungsgegenständen und Lizenzen innerhalb des Unternehmens.
Die Lösung bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, die von der Rolle des Benutzers abhängen.
Durch die intuitive Benutzeroberfläche sollte man problemlos in der Lage sein: - neu gekaufte Ausrüstungsgegenstände und Lizenzen verschiedener Arten zu erfassen; - Ausrüstungstypen und Bestände innerhalb des Unternehmens zu verwalten; - Ausrüstungsgegenstände und Lizenzen an Mitarbeiter zuzuweisen; - die Datenbank von Ausrüstungsgegenständen und Lizenzen zu verwalten und auf dem neuesten Stand zu halten; - die Geschichte aller Ereignisse in der Anwendung und die Besitzhistorie von Gegenständen/Lizenzen zu verfolgen; - Assets zu kontrollieren, die Mitarbeitern zugewiesen sind; - eigene Ausrüstungsgegenstände und Lizenzen zu verfolgen; - bestimmte Gegenstände zwischen Kollegen auszutauschen; - die Benachrichtigungstypen zu verwalten, die die Anwendung sendet; - E-Mail-Benachrichtigungen über eine Vielzahl relevanter Anwendungsevents zu erhalten.
Da Elinext eine veraltete Version der Software verwendete, die die meisten der aufgeführten Funktionen nicht erfüllen konnte, haben wir beschlossen, dass es an der Zeit war, ein neues Asset-Management-System für unseren internen Gebrauch zu entwickeln.
Herausforderungen
Die zuvor verwendete Softwareversion des Unternehmens hatte mehrere Probleme, einige davon waren mit veralteten Lösungen verbunden:
- Geringe Gesamtleistung; - Niedrige Betriebsgeschwindigkeit; - Schwierigkeiten beim Zugriff auf die Datenbank; - Separater Anwendungsgebrauch von Konten, was die Ausgaben des Unternehmens erhöhte, da diese Konten überwacht und unterstützt werden mussten.
Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde immer offensichtlicher, dass wir eine modernere Lösung benötigten. Unter Berücksichtigung des aktuellen Geschäftsstandes und möglicher Perspektiven setzte der C-Level-Manager von Elinext die folgenden Ziele:
- Eine eigene, sichere und aktuelle Lösung für das Asset-Management zu erhalten; - Eine hohe Leistung sicherzustellen; - Arbeitsabläufe durch Integration mit dem "Identity Server" des Unternehmens zu automatisieren, was es einer neuen Anwendung ermöglichen würde, eine gemeinsame Basis der Unternehmenskonten zu nutzen; - Eine moderne Benutzeroberfläche zu erhalten, die perfekt mit dem Designsystem des Unternehmens harmoniert.
Prozess
Für dieses Projekt haben wir das Agile-Hybridmodell (Kanban + Scrum) gewählt. Dies war die perfekte Wahl, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen, da das Entwicklungsteam eine Drittanbieter-Auslastung in anderen kommerziellen Projekten hatte.
Die gewählte Strategie und Methodik führten zur Abschluss der Projektphasen innerhalb des festgelegten Zeitrahmens. Es wurde eine Analyse der früheren Anwendungen durchgeführt, die unser Unternehmen als Asset-Management-Software genutzt hatte, sowie der Geschäftsbedürfnisse, um ein besseres Verständnis der Schlüsselpunkte zu gewinnen.
Die Erfahrung bei der Entwicklung ähnlicher Lösungen half dabei, genau das vorzuschlagen und umzusetzen, was wir erhalten wollten. Unser Team begann mit der Definition der wichtigsten Funktionen für das MVP (Minimum Viable Product). Danach gab es mehrere Releases mit einer erweiterten Liste von Funktionen. Unsere Entwicklung musste Daten aus der früheren Anwendung sowie aus einer anderen externen Datenbank migrieren, ohne den Betrieb zu unterbrechen.
Die Entwicklung einer hohen Anzahl von Abhängigkeiten war eine weitere Herausforderung, der sich das Team im Entwicklungsprozess stellen musste. Alles musste sicher für die Geschäftsabläufe implementiert werden.
Die Mitarbeiter des Unternehmens waren die Benutzer des Systems. Es gibt ungefähr 700 von ihnen. Aufgrund der verschiedenen Mitarbeiterrollen im Unternehmen war es notwendig, die Bedürfnisse aller zu erfassen und in der Anwendung zu implementieren.
Lösung
Das Endprodukt ist eine Webclient-Server-Anwendung mit rollenbasierter Zugriffssteuerung. Die Anwendungsfunktionalität variiert und hängt von der Rolle eines Benutzers im Unternehmen und innerhalb der Anwendung ab.
Hier sind zwei der Benutzerrollen, die in der Web-App verwendet werden: - Benutzer ist eine Standardanwendungsrolle, die eingeschränkten Zugriff auf die grundlegenden Funktionen bietet. Zu den Möglichkeiten gehören das Anzeigen des eigenen Profils mit Ausrüstungsgegenständen und Lizenzen, das Anfordern bestimmter Gegenstände, die Bearbeitung eingereichter und empfangener Anfragen sowie das Verwalten von Benachrichtigungstypen. - Der Administrator ist für die Gesamtanwendung verantwortlich und hat die volle Kontrolle über das Asset-Management.
Es gibt Dutzende verschiedener Module, die die Funktionalität der Webanwendung bereitstellen. Lassen Sie uns sie kurz beschreiben.
Modul 1: Mein Profil
Mit Hilfe dieses Moduls kann man die Ausrüstungsliste anzeigen, Anfragen bearbeiten und eigene Lizenzen einsehen. Es gibt einen Filter für Anfragen nach ihrem Status (erfüllt/unerfüllt) und Typ (eingehend/ausgehend).
Modul 2: Audit-Trail
Dieses Modul ermöglicht es Benutzern, Protokolle anzusehen und zu filtern. Das Unternehmen hat die vollständige Protokollhistorie in der Anwendung. Mit Hilfe dieses Moduls kann man Gegenstände/Lizenzen öffnen und wiederherstellen, wenn sie weich gelöscht sind.
Modul 3: Ausrüstungsliste
Dieses Modul ermöglicht das Anzeigen von Ausrüstungsgegenständen und die Anpassung der angezeigten Daten. Hier kann man verschiedene Aktionen mit den Gegenständen durchführen: Hinzufügen, Bearbeiten, Verfügbar machen für den Austausch, Abschreiben, Weich löschen, Hart löschen des Gegenstands, Binden, Verschieben in das Inventar und Ändern des Besitzers des Gegenstands.
Modul 4: Ausrüstungsgegenstand
Benutzer haben Zugriff auf die Details des Gegenstands, können die Beziehungen des Geräts (verbundene Gegenstände) anzeigen, die Besitzhistorie des Gegenstands anzeigen und den Besitzer und das Inventar ändern. Hier können Benutzer auch Notizen anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und löschen sowie dasselbe mit Kommentaren zum Gegenstand tun.
Modul 5: Suche
Die Suche nach einem Gegenstand ist in diesem Modul aktiviert. Es kann eine Volltextsuche oder eine erweiterte Suche nach einem Gegenstand (durch Angabe bestimmter Werte für benötigte Gegenstandsfelder) sein.
Modul 6: Lizenzen
Praktisch alle Operationen, die mit Modul 3 mit den Gegenständen möglich waren, sind hier auch mit den Lizenzen möglich.
Modul 7: Lizenz
Mit Hilfe dieses Moduls haben Benutzer Zugriff auf die Details der Lizenz und können Notizen und Kommentare zu den Lizenzen hinzufügen, anzeigen, bearbeiten und löschen.
Modul 8: Mitarbeiter
Übersicht über Mitarbeiter, Mitarbeiterdatensätze können exportiert, gedruckt und mit Hilfe dieses Moduls angepasst werden.
Modul 9: Mitarbeiterprofil
Ausrüstung und Lizenzen des Mitarbeiters können hier für einen ausgewählten Mitarbeiter eingesehen werden.
Modul 10: Ausrüstungstypen
Der Benutzer hat einen Überblick über die derzeit verfügbaren Ausrüstungstypen mit Hilfe dieses Moduls. Hier kann man auch Ausrüstungstypen hinzufügen, bearbeiten und löschen.
Modul 11: Inventare
Der Benutzer hat einen Überblick über die derzeit verfügbaren Inventare sowie die Möglichkeit, sie hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu löschen.
Modul 12: Benachrichtigungen
Benutzer können E-Mail-Benachrichtigungen zu einer Liste bestimmter Ereignisse in der Anwendung erhalten.
Ergebnisse
Unser Unternehmen hat eine neue Softwarelösung mit mehreren funktionalen Modulen erhalten, die in Kombination mit einem benutzerfreundlichen Design und einer einzigen intuitiven Benutzeroberfläche Folgendes ermöglichen:
- Geschäftsprozesse optimieren und das gesamte Asset Management an einem Ort vereinfachen; - manuelle Erfassung von Assets in separaten Datenbanken vermeiden; - die zeitlichen Aufwendungen des Unternehmens reduzieren; - den Mitarbeitern ein einfaches Werkzeug zur Kontrolle ihrer Ausrüstungsgegenstände und Lizenzen bieten; - Genauigkeit und Transparenz bei der Erfassung und Verfolgung der Besitzhistorie gewährleisten; - prompte Benachrichtigungen über relevante Ereignisse erhalten und sofort reagieren.
Da diese neue Webanwendung als unsere Asset-Management-Software verwendet wird, ist jetzt alles effizienter für jeden Mitarbeiter. Ihre Verantwortung für zugewiesene Vermögenswerte hat zugenommen, und das Gesamtrisiko, Ausrüstung zu verlieren oder zu beschädigen, ist daher jetzt verringert.
Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist das Projekt mehr oder weniger abgeschlossen und wird aktiv im täglichen Betrieb des Unternehmens von seinen Mitarbeitern genutzt. Allerdings führen wir Umfragen zur Zufriedenheit der Endbenutzer mit der Anwendung durch, um potenzielle Verbesserungsrichtungen der Anwendung zu definieren. Mit dem Feedback werden wir im Laufe der Zeit mehr Ideen für die Verbesserung der Anwendung erhalten. Neue Funktionen könnten in Kürze implementiert werden.
