Kunde
Dies ist ein internes Projekt für unser Unternehmen Elinext, eine Firma für kundenspezifische Softwareentwicklung.
Dieses interne Projekt (wie viele andere) ist ein Basisprodukt, das wahrscheinlich zur Beschleunigung der Entwicklung eines verwandten kundenspezifischen Produkts für unsere Kunden verwendet wird.
Neue Kunden bei Elinext sparen oft erheblich Geld und Aufwand, indem sie sich für eine angepasste Version eines Produkts entscheiden, das bereits existiert und innerhalb unseres Unternehmens verwendet wird.
Außerdem vereinfachen wir gerne unsere Arbeit mit der Hilfe von Software, die für einige der internen Projekte entwickelt wurde.
Projektbeschreibung
Lohnabrechnung Management ist eine Webanwendung, die in erster Linie zur Verwaltung von Prämienanträgen für die Mitarbeiter unseres Unternehmens verwendet wird.
Die Anwendung kann jedoch auch für die vollständige Abrechnung der Gehälter der Mitarbeiter genutzt werden. Es handelt sich um ein voll funktionsfähiges Websystem, das den Auszahlungsprozess mithilfe von Automatisierung vereinfacht und beschleunigt.
Herausforderungen
Es gibt verschiedene Ansätze zur Buchhaltung in Unternehmen, die in mehreren Rechtsgebieten tätig sind. In der modernen Ära werden diese oft mit entsprechenden Softwarelösungen bewältigt. Hier sind die Herausforderungen, die uns veranlasst haben, das Projekt zu starten.
Der Prozess der Mitarbeiterprämienverwaltung war nicht automatisiert, sodass Manager gezwungen waren, zusätzliche Arbeit zu leisten, um zahlreiche Dokumentationsdateien in verschiedenen Formaten zu erstellen und auf dem neuesten Stand zu halten. Es gab Engpässe im Genehmigungsprozess von Prämienanträgen, die manchmal zu langen Verzögerungen bei der Gutschrift von Prämien führten.
Wenn Sie die Gehaltsabrechnungen und Prämienverwaltungsprozesse noch manuell durchführen, empfehlen wir Ihnen dringend, eine Software wie die von uns für den internen Gebrauch entwickelte zu verwenden, da sie die finanziellen Abläufe optimiert.
Diese Herausforderungen soll die Lösung bewältigen:
- Für Manager: Erstellung der oben genannten Anträge für gemeldete Mitarbeiter basierend auf verfügbaren Daten zur Entscheidungsfindung und Weiterleitung zur Genehmigung.
- Für die Genehmiger der Prämien: Bereitstellung eines Werkzeugsatzes zur Beschleunigung des Prozesses. Unterstützung bei der Erstellung von Berichten mit einer Filteroption.
- Für Arbeitgeber: Keine direkte Einbindung, aber Transparenz in der Buchhaltung – Versand einer Gehaltsabrechnung per E-Mail.
Prozess
Da einige der Entwickler in andere Projekte involviert waren (keine internen, sondern kommerzielle für unsere Kunden), entschied sich das Team nicht für Scrum, sondern für . Es gab also keine Sprints, sondern wir arbeiteten mit Hilfe von Trello-Boards für die Aufgaben, die konsequent und je nach Bereitschaft in Arbeit genommen wurden.
Der gesamte Prozess bestand aus vier Entwicklungsstufen:
Phase 1: Lösungsdesign und Datenbankmodellierung Stufe 2: Backend-Entwicklung Stufe 3: Frontend-Entwicklung Phase 4: Funktionstests und Fehlerbehebung
Lösung
Mehrere Benutzergruppen nutzen diese App, und das Lohnabrechnung Software bietet allen Vorteile.
- Manager möchten weniger Zeit für Routine-Dokumentation und Gehaltsbonusgenehmigungen aufwenden.
- Direktoren (diejenigen, die die Boni genehmigen) können Anträge mit einem Klick akzeptieren oder ablehnen oder die Angelegenheit über den integrierten Chat besprechen.
- Buchhalter können alle Berichte einsehen, Prüfer können diese sofort überprüfen und Mitarbeiter erhalten mehr Transparenz bei ihren Gehältern.
Admins können außerdem Rollen zuweisen und andere Systemunterstützung bereitstellen.
Die Payroll Management Software besteht aus sieben Modulen, die einen reibungslosen Betrieb der Webanwendung gewährleisten.
Modul 1: Manager-Funktionalität
Dieses Modul ermöglicht es Mitarbeitern, Anträge auf Boni, Gehaltsüberprüfungen und Urlaubsausgleich zu erstellen. Zu den realisierten Funktionen gehören das Senden von Anträgen zur Genehmigung, das Versenden von Nachrichten an die verantwortliche Person und Benachrichtigungen über Anträge und Chat-Nachrichten.
Dieses spezielle Modul spart Zeit und Mühe, da es auf der Auswahl von Vorlagen basiert. Mitarbeiter können Anträge über die Anwendung stellen, und Formeln werden für automatische Berechnungen verwendet.
Anträge können mit einem Klick gesendet werden, und eine schnelle Diskussion kann die Genehmigungszeit erheblich verkürzen.
Modul 2: Direktor-Funktionalität
Dieses Modul ermöglicht die Genehmigung (oder Ablehnung) von Bonusanträgen sowie Gehaltsüberprüfungen und Urlaubsausgleich. Wie in Modul eins sind auch hier Messaging und Benachrichtigungen integriert.
Modul 3: Mitarbeiter-Funktionalität
Dieses Modul ermöglicht es Mitarbeitern, Gehaltsabrechnungen per E-Mail zu erhalten. Mit Hilfe dieses Moduls wird der Prozess automatisiert.
Modul 4: Prüfer-Funktionalität
Dieses Modul ermöglicht es Prüfern, ihre Arbeit zu erledigen. Sie haben Zugriff auf Berichte und können Berichte über Mitarbeiterkompensationen und Gehaltsüberprüfungen pro zugewiesenem Manager erstellen. So haben Prüfer alle Informationen zu den Mitarbeitern.
Modul 5: Buchhalter-Funktionalität
Dieses Modul hilft Buchhaltern, Berechnungen zu Mitarbeitergebühren, einschließlich Boni und Gehaltsüberprüfungen, innerhalb des Unternehmens durchzuführen. Buchhalter haben Zugriff auf Berichte und können Berichte über Mitarbeitergebühren und Gehaltsüberprüfungen erstellen.
Modul 6: Admin-Funktionalität
Admins können Benutzer hinzufügen und entfernen, ihnen verschiedene Rollen zuweisen und sie zuordnen (Direktoren/Manager, Prüfer/Manager, Manager/Mitarbeiter). Mit Hilfe dieses Moduls kann das gesamte Benutzermanagement durchgeführt werden.
Modul 7: Berichte-Funktionalität
Dies ist kein separates Modul, sondern eine Sammlung von Funktionen, die allen Benutzern zur Verfügung stehen. Direktoren, Manager, Prüfer und Buchhalter werden über verwandte Anträge und deren Status informiert, und historische Daten sind ebenfalls vorhanden.
Ergebnisse
Das Produkt wird als Grundlage für kundenspezifische Anpassungen dienen, um den individuellen Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden. Es wird die Entwicklung beschleunigen, da wir nicht von Grund auf neu entwickeln müssen.
Manager werden weniger Zeit mit der Erstellung und Verwaltung von Anträgen verbringen, sodass sie mehr Zeit für strategische Arbeiten haben und die Mitarbeiter zufriedener mit den Unternehmensprozessen sind, was die Glaubwürdigkeit des Unternehmens erhöht.
Da die Mitarbeiter loyaler sind, sind sie besser motiviert, für das Unternehmen zu arbeiten.
Derzeit enthält die Lösung Testdaten für rund 1.500 Mitarbeiter, und wir sind sicher, dass sie nach Belastungstests auch für größere Unternehmen anwendbar ist.
Zurzeit wird das System hauptsächlich für die Berechnung und Genehmigung von Boni verwendet, könnte aber als ERP-System für alle Gehaltsabrechnungsprozesse in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und Großunternehmen dienen.
