Kunde
Elinext ist ein internationales Unternehmen für maßgeschneiderte Softwareentwicklung. Wir haben mehrere Büros in verschiedenen Ländern, und manchmal ist es nicht einfach, den Überblick darüber zu behalten, was zu einem bestimmten Zeitpunkt in den Co-Working-, Konferenz- oder Entspannungsräumen des jeweiligen Büros passiert. Wir entschieden, dass es sinnvoll wäre, ein System zu entwickeln, das die Buchung von Konferenzräumen und anderen Einrichtungen ermöglicht, da das vorher verwendete System mit veralteten Technologien entwickelt wurde und nur selten in Betrieb war.
Dies war ein internes Projekt, bei dem unsere Teams oft an Lösungen arbeiteten, die unseren täglichen Betrieb vereinfachen würden. Das Konferenzraum-Management (wir nannten es Meeting Room Management - MRM - um eine häufigere Abkürzung zu vermeiden) ist ein Projekt, das von unseren Juniorentwicklern erstellt wurde und sich zu einem der alltäglich genutzten Werkzeuge innerhalb des Unternehmens entwickelt hat.
Projektbeschreibung
Der Konferenzraum-Manager (auch bekannt als Meeting Room Management oder MRM) ist ein Tool für Mitarbeiter, um herauszufinden, welche Veranstaltungen in den Konferenzräumen von Elinext stattfinden könnten. Es ermöglicht die Buchung eines Raumes an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Zeit.
Mit Hilfe des Tools können Veranstaltungen geändert, auf ein anderes Datum verschoben oder abgesagt werden. Es ermöglicht auch das Hinzufügen neuer Räume für Veranstaltungen sowie das Bearbeiten bestehender.
Die alte Version der Software wurde nicht oft genutzt, da sie mit alten Technologien erstellt wurde, nur über einen begrenzten Funktionsumfang verfügte und veraltet war.
Herausforderungen
Das Projekt hatte keine hohe Priorität, da bereits eine ähnliche Software funktionierte. Allerdings war das Tool veraltet, sodass einige Herausforderungen für die Realisierung dieses Projekts bestanden:- Erstellung einer aktualisierten Version der Konferenzraum-Management-Software
- Sicherstellung, dass die Benutzeroberfläche der Software modernisiert wird und die Nutzer im Unternehmen nicht abschreckt
- Abschluss des Projekts unter Verwendung eines modernen Technologie-Stacks
- Schulung der Fähigkeiten der Juniorentwickler, damit sie in Zukunft in ähnliche Projekte für unsere Kunden einbezogen werden können
Prozess
Die Nutzer des Systems sind Elinext-Mitarbeiter. Die Benutzerbasis ist so groß wie unser Unternehmen. Unsere Mitarbeiter in allen Ländern, in denen wir Büros haben, können jetzt einen Raum im Büro buchen, um eine Veranstaltung abzuhalten. Dies wurde von unseren Ingenieuren unter Verwendung der Wasserfall-Methodologie innerhalb von mehreren Monaten realisiert. Das Projekt hatte keine Priorität, sodass sie in das Projekt einbezogen wurden, wenn sie von externen Projekten entlastet wurden.Lösung
Die Lösung nutzt den weit verbreiteten JavaScript FullCalendar und besteht aus mehreren Komponenten: Zeitplanraster, Veranstaltungen, Raumliste, Suche, Benachrichtigungen usw.
Zeitplanraster mit Veranstaltungen
Eine der Hauptkomponenten der Anwendung ist ein Zeitplanraster mit Veranstaltungen für die ausgewählten Büros/Räume. Der Benutzer kann entweder einen separaten Büroraum oder alle Räume im ausgewählten Büro auswählen. Das Raster zeigt alle geplanten Veranstaltungen im ausgewählten Raum oder einer Gruppe von Räumen an. Wenn eine Gruppe von Räumen ausgewählt ist, wird jede einzelne Veranstaltung in der Farbe des entsprechenden Büros hervorgehoben. Die Farbe des Büros kann im Admin-Panel ausgewählt werden. Es gibt eine Schaltfläche „Heute“, mit der das aktuelle Datum ausgewählt werden kann. Das aktuelle Datum ist standardmäßig blau hervorgehoben, und das ausgewählte Datum ist orange hervorgehoben.Veranstaltungen
Jede Veranstaltung enthält die Uhrzeit, den Namen und die Beschreibung der Veranstaltung, den Raum, in dem die Veranstaltung stattfindet, sowie die E-Mail des Veranstalters. Wenn Sie auf eine beliebige Zelle im Raster klicken, die nach dem aktuellen Datum liegt, können Sie eine neue Veranstaltung erstellen, bei der Sie den Titel, das Datum, die Uhrzeit, die Beschreibung der Veranstaltung, den Raum für die Veranstaltung und die Gäste, die an der Veranstaltung teilnehmen werden (per E-Mail), auswählen.
Die Funktion zur Erstellung von Veranstaltungen in der Vergangenheit ist deaktiviert. Es ist jedoch möglich, jede beliebige Veranstaltung oder eine Reihe von Veranstaltungen in der Zukunft zu erstellen, einschließlich wiederkehrender Veranstaltungen. Es ist möglich, die Häufigkeit der Veranstaltung festzulegen – der Benutzer kann jeden Wochentag und das Enddatum der Veranstaltung auswählen.
Es ist auch möglich, die Häufigkeit der Veranstaltung festzulegen – Sie können jeden Tag der Woche und das Enddatum der Veranstaltung auswählen (d. h. jede Woche werden an den ausgewählten Tagen bis zum Enddatum Veranstaltungen stattfinden).
Sie können auch Ihre erstellten Veranstaltungen, die nach dem aktuellen Datum liegen, durch Anklicken löschen und bearbeiten.
Raumliste
Die Raumliste zeigt alle vorhandenen Veranstaltungsräume in allen Büros des Unternehmens. Standardmäßig sind alle Büros/Räume ausgewählt. Sie können jedes Büro oder jeden Raum abwählen, um Veranstaltungen für diese im Zeitplanraster nicht anzuzeigen, oder umgekehrt.
Es ist auch möglich, bestehende Büros/Räume zu bearbeiten. Sie können deren Namen ändern, die Farbe der Veranstaltungen für Büros ändern sowie Büros/Räume hinzufügen oder entfernen.
Das ist besonders nützlich, da unser Unternehmen wächst und immer mehr Konferenzräume in unseren Büros genutzt werden.
Kalender
Der Kalender ermöglicht es Ihnen, ein Datum auszuwählen, an dem die Veranstaltungen für den ausgewählten Raum angezeigt werden. Das aktuelle Datum im Kalender ist blau hervorgehoben, und das ausgewählte Datum ist orange hervorgehoben.
Der Kalender ist ziemlich standardisiert und kann nach Tagen, Wochen und Monaten gefiltert werden.
Benachrichtigungen
Wenn jemand eine bestehende Veranstaltung ändert/löscht, eine neue hinzufügt, ein neues Büro/einen neuen Raum erstellt oder bestehende ändert/löscht, werden Benachrichtigungen über diese Aktionen versendet, und wir können sie verfolgen und Ihnen eine Benachrichtigung per E-Mail über den geänderten Status Ihrer Veranstaltung senden.
Suche
Die Benutzer können nach Veranstaltungen suchen, wenn sie den Titel der Veranstaltung kennen. Als Ergebnis der Suche werden Veranstaltungen angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen.
Ergebnisse
Die Meeting Room Management Software dient der Buchung von Besprechungsräumen innerhalb des Unternehmens. Mit dem Tool können Veranstaltungen geändert, verschoben oder storniert werden, um die Zeit und die Besprechungsräume des Unternehmens effektiv zu verwalten.
Die alte Version der Software wurde nur selten genutzt, da sie in der modernen Umgebung veraltet wirkte. Daher beschloss das Management von Elinext, die Zeit und Mühe unserer Entwickler zu investieren, um eine Version der Meeting Room Conference Software zu erstellen, die eine benutzerfreundliche Buchung von Besprechungsräumen ermöglicht.
Das neue Tool hat in allen Regionen, in denen unser Unternehmen tätig ist, an Popularität gewonnen, und sein Code könnte für zukünftige Projekte, sowohl interne als auch externe, verwendet werden.
