Alle diese Funktionen des Talent Management Software (TMS) wurden je nach Unternehmensbedarf angepasst oder hinzugefügt und sind nun in der aktuellen Version des Produkts enthalten.
Herausforderungen
Da unser Technologieunternehmen Elinext aktiv expandierte und die Anzahl der Mitarbeiter bereits mehrere Hundert überschritten hatte, war es notwendig, eine effektive Mitarbeiterverwaltung sicherzustellen. Es ist essenziell, ein Tool zu haben, das alle wichtigen Informationen über jeden Mitarbeiter bündelt.
Talents ist eine umfassende Lösung für Mitarbeiter und Manager. Sie bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Daten über Mitarbeiter und Projekte im Unternehmen und stellt eine überlegene Alternative zur traditionellen Nutzung von Excel-Tabellen dar.
Angesichts des Fokus des Unternehmens auf die Entwicklung maßgeschneiderter Software ist es essenziell, Mitarbeiter schnell neuen Projekten zuzuweisen, sobald diese entstehen.
Der Prozess der Suche nach geeigneten Kandidaten kann jedoch oft mühsam und zeitaufwendig sein. Das Talent Management Software optimiert diesen Prozess und reduziert erheblich die Zeit für die Suche nach Mitarbeitern mit den erforderlichen Fähigkeiten.
Die geschäftlichen Ziele der Implementierung eines Talentmanagement-Systems umfassen:
BO1: Bereitstellung vollständiger Informationen für Elinext-Manager über ihre Mitarbeiter an einem zentralen Ort, einschließlich Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Notizen, Projekterfahrungen und Lebensläufe.
BO2: Minimierung des Zeit- und Arbeitsaufwands für Elinext-Manager bei der effizienten Ressourcenzuteilung für neue Projekte.
BO3: Sicherstellung, dass die Belegschaft strategisch mit den kurz- und langfristigen Unternehmenszielen abgestimmt ist, indem Einblicke in aktuelle Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter gegeben, zukünftige Talentbedarfe identifiziert und Nachfolgepläne entwickelt werden.
BO4: Erhöhung des Mitarbeiterbewusstseins für das Unternehmen durch Zugriff auf das Organigramm.
BO5: Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung durch Karriereentwicklungsmöglichkeiten, Anerkennung und Belohnung hoher Leistungen sowie eine klare Karriereperspektive.
Prozess
Das Team hat das Agile-Hybridmodell (Kanban, Scrum, XP, Lean) gewählt, um das Projekt termingerecht abzuschließen, da das Entwicklungsteam zusätzlich an anderen kommerziellen Projekten arbeitet.
Die gewählte Strategie und Methodik führten dazu, dass die Projektphasen innerhalb des festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen wurden.
Das Team strebt eine Veröffentlichung pro Monat an. Aufgrund der Arbeitsbelastung unserer Spezialisten durch kommerzielle Projekte galt diese Regel jedoch nicht für die letzten beiden Releases.
Hier ist der Zeitplan des Projekts, der unsere Services in der Angular Entwicklung umfasst:
MVP – Release 6.5.0 – (2019 – 05.08.2024)
Release 6.6.0 – (06.08.2024 – 08.10.2024)
Release 6.7.0 – (09.10.2024 – 30.11.2024)
Release 6.8.0 – (01.12.2024 – heute)
Lösung
Talents ist ein umfassendes webbasiertes Talent Management Software, das traditionelle Excel-Tabellen ersetzt. Für dieses Projekt haben wir unsere eigenen Services in der individuellen Webentwicklung genutzt. Es zentralisiert alle Mitarbeiter- und Projektdaten innerhalb des Unternehmens.
Die aktuelle Version der Lösung ist 6.7. In der 6.7. Version erhalten Talents-Nutzer Zugang zu essenziellen Funktionen, die eine nahtlose und effiziente Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Projektzuweisungen ermöglichen.
Bevor wir jedoch zu den Updates kommen, werfen wir einen detaillierten Blick auf die einzelnen Module der Software. Das System umfasst insgesamt 15 Module.
Modul 1: Profilverwaltung
Dieses Modul ermöglicht die Benutzerautorisierung: Anmeldung, Abmeldung, SSO, Avatarverwaltung sowie die Verwaltung von Positionen (Aktualisierung von Position, Richtung und Level eines Mitarbeiters).
Modul 2: Integrationen
Dieses Modul synchronisiert die Software mit Identity, einem Sicherheitstool (zur Gewährleistung von Konsistenz, Sicherheit, Datenschutz, Benutzerrechten und Echtzeit-Updates), sowie mit einem weiteren Elinext-Produkt: Eliboard – unserer Lösung für Datenvisualisierung.
Modul 3: Notizenverwaltung
Ermöglicht das Erstellen von Notizen (Feedback, One-on-Ones, Ziele, Sonstiges), das Markieren als wichtig, das Festlegen der Sichtbarkeit, die Anzeige einer Notizliste, das Suchen, Filtern und Sortieren von Notizen.
Modul 4: Verwaltung persönlicher Daten
Ermöglicht Managern die Eingabe und Anzeige persönlicher Daten, darunter Geburtsdatum, Telefonnummer, Skype, Arbeitsbeginn usw.
Modul 5: Skill-Management
Skills können manuell genehmigt oder vom Manager automatisch freigegeben werden. Nutzer können Skills hinzufügen, bearbeiten und löschen, um die Genauigkeit und Vollständigkeit der Qualifikationen sicherzustellen. Das Modul ermöglicht die Anzeige des Skill-Verlaufs, des aktuellen Stands sowie Such-, Filter- und Sortierfunktionen.
Modul 6: Projektverwaltung
Ermöglicht Managern die Initiierung und Organisation neuer Projekte mit Verfolgung von Projektinformationen, einschließlich Zeitplänen und Teammitgliedern.
Modul 7: Dokumentenverwaltung
Ermöglicht CRUD-Aktionen, das Anzeigen, Herunterladen, Filtern und Sortieren von Dokumenten anhand festgelegter Kriterien.
Modul 8: Erinnerungsverwaltung
Ermöglicht das Hinzufügen von Erinnerungen zur besseren Aufgabenverwaltung und zur Einhaltung wichtiger Fristen. Nutzer können Erinnerungen erstellen, bearbeiten, löschen und deren Erfüllung nachverfolgen. Erinnerungen können als wiederkehrend festgelegt werden.
Manager und Administratoren können Erinnerungen für andere Nutzer im System erstellen, typischerweise für Teammitglieder durch den Ressourcenmanager. Dabei können sie festlegen, wer Benachrichtigungen erhält.
Modul 9: CV-Verwaltung
Ermöglicht CRUD-Aktionen für Lebensläufe. Dieses Modul trägt zur Vervollständigung von Mitarbeiterprofilen bei, indem detaillierte Qualifikationen integriert werden. Eine standardisierte Vorlage gewährleistet Konsistenz und Einheitlichkeit.
Modul 10: CV-Sharing
Ermöglicht die interne Verteilung von Lebensläufen. Manager können Links zu CVs erstellen und diese teilen, sodass CVs in den Formaten .doc oder .pdf heruntergeladen werden können.
Modul 11: Benachrichtigungsverwaltung
Ermöglicht Managern das Einrichten von Benachrichtigungen für sich selbst und verbundene Mitarbeiter, z. B. Erinnerungshinweise, Skill-Bewertungen oder geteilte CV-Links.
Modul 12: Organigramm
Ermöglicht eine klare und umfassende Ansicht der Unternehmensstruktur. Nutzer können das Organigramm anpassen, ein- oder ausklappen, ihre eigene Mitarbeiterkarte finden oder nach Kollegen suchen.
Modul 13: Kollegen
Ermöglicht den Zugriff auf eine vollständige Liste von Kollegen mit Positionen, E-Mails, Ressourcenmanagern und Standorten. Nutzer können Kollegen suchen, filtern und sortieren.
Modul 14: Mitarbeiter
Admins, Ressourcenmanager und Projektmanager haben Zugriff auf eine vollständige Liste ihrer zugewiesenen Mitarbeiter. Das Modul ermöglicht das Anzeigen von Profilen und archivierten Karten sowie Such-, Filter- und Sortierfunktionen. Die Mitarbeiterinformationen sind in 14 Spalten formatiert, die anpassbar sind.
Modul 15: Administration
Ermöglicht das Management von Skills und Benutzerrollen.
Die manuelle Testung der Talents-App wird durchgeführt. Diese QA Dienstleistungen umfassen Tests neuer Funktionen, Funktionstests, Regressionstests und Smoke-Tests. Neue Features werden regelmäßig veröffentlicht, und weitere Module könnten in Zukunft hinzukommen.
Ergebnisse
Die Verwaltung der Mitarbeiter erfolgt nun über unser internes Produkt – das integrierte Talent Management Software Elinext Talents. Alle relevanten Informationen über Mitarbeiter werden hier gespeichert. Alle Elinext-Mitarbeiter können ihre Profile einsehen und verwalten.
Die nächste Version des Produkts wird Release 6.8.0 sein. Diese Version wird Software-Verbesserungen umfassen, darunter die Optimierung der bestehenden Funktionen wie CV-Editor, CV-Links, Dokumente, Notizen, den Skill-Review-Prozess und das Berechtigungsmanagement.
Ein neues Modul „Grades“ ist geplant. Es wird den Benutzern eine strukturierte Ansicht und Auswahl spezifischer Grade innerhalb des Unternehmens ermöglichen. Die erste Phase der Implementierung dieses Moduls wird die rollenbasierte Kompetenzentwicklung unterstützen, indem Benutzer aus vordefinierten Kategorien (Position, Richtung und Level) auswählen und die damit verbundenen Kompetenzen und erforderlichen Fähigkeiten für jede Stufe einsehen können.
Die zweite Phase der Implementierung des Grades-Moduls wird eine Kompetenzbewertung umfassen. Das System wird analysieren, über welche Fähigkeiten ein Mitarbeiter bereits verfügt und welche er noch erwerben muss, um den nächsten Grad zu erreichen.
Das Projekt hat von den Mitarbeitern sehr positive Rückmeldungen erhalten und unterstützt das Unternehmen erheblich bei seinen täglichen Aufgaben. Eine benutzerfreundliche Oberfläche hilft zudem, unsere UI UX Design Services zu präsentieren.
