Hintergrund

Das Unternehmen des Kunden ist auf die Bereitstellung psychologischer Beratung durch professionelle Therapeuten spezialisiert. Das Unternehmen verfügt über ein kleines Team von Vollzeitmitarbeitern, die sich um Verwaltungs-, Finanz- und Managementaufgaben kümmern, sowie fast 200 Beratungspsychologen, die als Auftragnehmer arbeiten. Psychologen bieten verschiedene Formen der Beratung für Einzelpersonen, Paare, Familien und Gruppen für eine Vielzahl von psychischen Problemen und Anliegen an. Sie bieten auch Online-Beratung an.

Der Kunde kam nach einem unglücklichen Versuch, mit Freelancern zusammenzuarbeiten, zu uns. Da die Plattform keinen Zugriff auf den Code und die Dokumentation des vorherigen Entwicklers hatte, wurde das Elinext-Team damit beauftragt, den Code von Grund auf und entsprechend den Anforderungen des Kunden neu zu schreiben. Der Kunde wandte sich an Elinext, weil Elinext schnell Ressourcen für die Entwicklung bereitstellen konnte und über einschlägige Erfahrung in der Entwicklung von Gesundheitsplattformen und -Anwendungen verfügte.

Herausforderungen

Das Unternehmen hat zwei Hauptkundengruppen. Zu der ersten Gruppe gehören Kunden, die von Dritten, beispielsweise Versicherungen, vermittelt werden. Diese Gruppe bezahlt die Beratung nicht direkt, was bedeutet, dass alle Rechnungen an das Unternehmen gehen sollten, das sie an unseren Kunden vermittelt hat. Die zweite Gruppe besteht aus Privatkunden, die ihre Beratung selbst bezahlen.

Der Kunde forderte die aktualisierte Buchungsplattform, die zusätzlich zu den alten Funktionen die folgenden Funktionen bieten würde:

• Terminvereinbarung mit Beratern
• Erstellen von Rechnungen für Dritte (z. B. Versicherungen)
• Versand von Quittungen an Privatkunden
• Versenden von Rechnungen an Berater

Dies würde die Mitarbeiter des Unternehmens von einem Großteil der manuellen Arbeit befreien, ihnen viel Zeit sparen und es ihnen ermöglichen, sich auf komplexere und kreativere Aufgaben zu konzentrieren. Das System würde auch eine effizientere Verfolgung der Unterlagen für die Abrechnung und Kommunikation mit Beratern ermöglichen.

Darüber hinaus würde es Aufschluss darüber geben, welche Standorte des Unternehmens von den Beratern nicht ausreichend ausgelastet sind. Derzeit buchen einige der Berater aufgrund von COVID und anderen Gründen 100 % der Firmenfläche, nutzen aber nur 30 % der Fläche.

Lösung

Obwohl unsere Entwickler damit beauftragt wurden, die Plattform zu aktualisieren, anstatt eine völlig neue zu erstellen, wurde die Plattform, wie bereits erwähnt, aufgrund des fehlenden Zugriffs auf vorherigen Code und Dokumentation von Grund auf neu erstellt. Folgende Features wurden eingebaut:

• Belegverwaltung
• Rechnungsverwaltung
• Beratervergütung
• Admin-Homepage
• Homepage des Beraters
• Autorisierung (Anmeldung und Abmeldung am System)
• Benachrichtigungen (System- und E-Mail-Benachrichtigungen)
• Weiterentwicklung des UI und Erweiterung der aktuellen Grundfunktionen
• Login-Verwaltung für Berater und Kunden
• Terminverwaltung
• Erinnerungsfunktion für Termine per E-Mail und/oder SMS

Modul 1. Admin-Homepage

Die Admin-Homepage besteht aus drei Abschnitten: Dashboard, Bad-Fit-Liste und Liste der Berater. Das Dashboard enthält Aufgabenlisten für den Administrator. Aufgaben werden automatisch generiert und können als erledigt markiert werden.

Bei der „Bad Fit“-Liste handelt es sich um eine Liste von Kunden, die als nicht gut geeignet für die Dienstleistungen des Unternehmens angesehen wurden. Die Liste wird auch automatisch basierend auf einigen negativen Aktionen eines Kunden erstellt, z. B., wenn er eine Sitzung zweimal hintereinander absagt oder nicht zu einer Sitzung kommt, ohne sie vorher abzusagen. Die Bad-Fit-Liste bietet Platz für den Namen eines Klienten und seines Beraters sowie einen Platz für den Administrator, um Notizen zu machen. Beispielsweise könnte der Administrator eine Person anrufen, die automatisch zur Bad Fit-Liste hinzugefügt wurde, und die Situation klären. Später könnte der Client aus dieser Liste entfernt werden.

Auf der Registerkarte „Berater“ finden Sie eine Liste der Berater. Jeder Berater verfügt über eine Liste direkter und indirekter sowie aktiver/deaktivierter Klienten. Für jeden Kunden gibt es eine Zahlungsquelle, eine Anzahl genehmigter Sitzungen (d. h. genehmigt von der Versicherungsgesellschaft oder einer anderen Zahlungsquelle), genutzte Sitzungen, abgerechnete Sitzungen und ein Ablaufdatum. Berater werden im Voraus automatisch gewarnt, wenn die Anzahl der genehmigten Sitzungen des Kunden zu Ende geht und sie beim Zahlungsquellenunternehmen Unterlagen einreichen müssen, um die Anzahl der Sitzungen für den Kunden zu verlängern.

Der Status des Clients ist farblich gekennzeichnet. Wenn beispielsweise die Anzahl der genehmigten Sitzungen zu Ende geht, werden diese rot hervorgehoben. Wenn der Berater die Unterlagen für weitere Sitzungen eingereicht hat und mit dem Klienten weiterarbeiten kann, werden diese rosa hervorgehoben. Selbstzahler werden rot hervorgehoben, wenn sie für mehr als eine Sitzung nicht bezahlt haben.

Modul 2. Rechnungsverwaltung

Die Rechnungsverwaltung verfügt über zwei herausragende Funktionen: Terminsuche und direkte Rechnungs-/Quittungsverwaltung.

Mit der Terminsuche kann der Administrator eine Liste der Kundentermine anzeigen, nach einem bestimmten Kunden suchen oder nach Datum/Name filtern.

Bei der Rechnungsverwaltung handelt es sich um einen Bereich, in dem Rechnungen für Dritte erstellt oder per E-Mail an selbstzahlende Kunden gesendet werden. Rechnungen können innerhalb einer Kategorie oder einzeln als PDF- oder Excel-Datei in der Vorschau angezeigt, bearbeitet und exportiert werden.

Modul 3. Beratervergütung

In diesem Abschnitt geht es um die Rechnungen für Berater. Rechnungen werden vom Administrator erstellt und jeden Monat zum Standarddatum per E-Mail an die Berater gesendet. Die Texte für E-Mails werden automatisch generiert und sind editierbar. Der Preis für eine Sitzung und die Servicegebühr werden individuell auf jeden Berater zugeschnitten. Der Administrator kann eine Vorschau der Rechnung anzeigen und die Rechnung als PDF exportieren. Unbezahlte Sitzungen werden für die nächste Rechnung als offene Posten gespeichert.

Modul 4. Homepage des Beraters

Mit diesem Modul können Berater alle ihre Kunden sehen, sowohl aktivierte als auch deaktivierte. Dieses Modul enthält auch Warnmeldungen, um Beratern zu signalisieren, Maßnahmen zur Vorbereitung von Dokumenten für die Verlängerung der Genehmigungen von Klienten für Sitzungen zu ergreifen. Mit dieser Funktion können Sie die Genehmigungen und Zahlungen von Kunden verfolgen und die Deaktivierung/Aktivierung eines Kunden beantragen.

Modul 5. Belegverwaltung

Die Quittungsverwaltung ermöglicht es Beratern, ihrem Klienten eine Quittung zu senden, wenn diese aus irgendeinem Grund nicht vom Administrator gesendet wurde. Es gibt ein Suchfeld, in dem Berater ihre Kunden finden, alle ihre Termine sehen, die erforderlichen Termine auswählen und manuell speziell für diese Termine eine Quittung erstellen können. Die Quittung kann bearbeitet und per E-Mail an den Kunden gesendet werden.

Ergebnis:

Das Elinext-Team hat eine Plattform mit zahlreichen neuen Funktionen und komplizierter Logik erstellt. Als Ergebnis ist es uns gelungen:

• die Zeit, um mindestens 2 Minuten pro Beleg zu reduzieren, die Berater mit dem Versenden von Belegen an Kunden verbringen
• Eine direkte Rechnungsverfolgung für überfällige Unterlagen mit 100-prozentiger Rückverfolgbarkeit und indirekter Rechnungserhebung bei verspäteten oder nicht erfolgten Zahlungen zu verbessern
• Den manuellen Arbeitsaufwand um bis zu 15 Manntage bei vollem Einsatz pro Monat zu reduzieren.

Bei Elinext erstellen wir mehrere Gesundheitsplattformen, die alle in ihren spezifischen Funktionen einzigartig, aber in ihrer hohen Qualität und Benutzerfreundlichkeit gleichwertig sind. Weitere Beispiele finden Sie hier. Wenn Sie Ideen oder Wünsche haben, können Sie sich gerne an unser Team wenden.