Kunde

Elinext ist ein internationales Unternehmen für individuelle Softwareentwicklung. Wir erstellen Software für unsere Kunden, und manchmal sind unsere Produkte auch intern sehr nützlich. Dies ist eines von etwa zwanzig solchen Softwarestücken. Wie viele andere Lösungen, die wir für unser Ökosystem entwickeln, vereinfacht auch dieses den Alltag der Mitarbeiter.

Der Kern der Software könnte verwendet werden, um die Entwicklung eines verwandten kundenspezifischen Produkts für unsere Kunden zu beschleunigen.

Projektbeschreibung

Das alte System wurde vor 15 Jahren entwickelt. Wir haben das System für ausgewählte Kandidaten verwendet, aber die Technologien, auf denen es basiert, sind ziemlich veraltet. Es bestand die Notwendigkeit, das Werkzeug zu modernisieren, um neue Funktionen zu integrieren.

Basierend auf den Erfahrungen unserer Recruiter und Ressourcenmanager haben wir herausgefunden, was in unserer neuen Anwendung realisiert werden musste, und begannen mit der Arbeit daran.

Das gewünschte Ergebnis war ein neues Bewerber-Tracking-System, das den Rekrutierungsprozess optimiert, indem es eine klare Sicht auf die Einstellungspipeline bietet, eine effiziente Verwaltung von Kandidaten und offenen Stellen erleichtert und letztendlich die für den Einstellungsprozess aufgewendete Zeit reduziert.

Herausforderungen

Da das Hauptziel des Systems die Rationalisierung des Einstellungsprozesses war, mussten zwei Module entworfen werden: eines zur Verwaltung von Kandidaten und das andere zur Verwaltung von Stellenangeboten. Es gibt auch ein Admin-Modul, um bestimmte Funktionen zu konfigurieren.

Für das Kandidatenmodul mussten die folgenden Funktionen umgesetzt werden:

• Daten aus dem LinkedIn-Profil mit einem einzigen Knopfdruck parsen
• Verwaltung des Kandidatenprofils durch Profilmanagement und -konfiguration
• Möglichkeit, öffentliche und private Kommentare beliebiger Größe zu den Kandidaten zu hinterlassen
• Abonnieren, um neue Kommentare zu erhalten
• Kandidatenstatus-Pipeline für jede Stelle
• Funktion zum Hochladen/Herunterladen von Lebenslauf-Dateien
• Protokolle der Änderungen der Kandidaten

Für die Verwaltung von Stellenangeboten: Änderungen an deren Beschreibung, die Liste aller Kandidaten und die Möglichkeit, diese Stellenangeboten den Projekten zuzuweisen, mussten vorgenommen werden.

Prozess

Unser sechsköpfiges Team arbeitete sechs Monate lang an der ersten Version einer App. Dies umfasste Planung, Design, Entwicklung und Veröffentlichung der ersten Version. Danach werden wir voraussichtlich an den nächsten Versionen der Web-App arbeiten: In den nächsten Monaten werden wir Feedback sammeln, notwendige Anpassungen auswählen und bei deren Entdeckung Fehler beheben.

Lösung

Jedes Modul im Elinext Lebenslauf Manager ist darauf ausgelegt, nahtlos mit den anderen zu integrieren und ein umfassendes und effizientes Toolset bereitzustellen, um alle Aspekte des Rekrutierungsprozesses zu rationalisieren. Dieses modulare Design ermöglicht auch eine einfache Anpassung und Skalierbarkeit, um den einzigartigen Anforderungen jeder Organisation gerecht zu werden.

Kandidatenmanagement-Modul

Dieses Modul konzentriert sich darauf, die Verwaltung von Kandidatenprofilen während des gesamten Rekrutierungsprozesses zu vereinfachen.

Funktionen:

• Automatische Kandidatenerstellung: Integriert sich über eine Google Chrome-Erweiterung mit LinkedIn, sodass Recruiter Kandidatenprofile im CV Manager automatisch befüllen können und manuelle Dateneingaben minimiert werden.
• Kandidatenprofilverwaltung: Ermöglicht die umfassende Verwaltung von Kandidateninformationen, einschließlich persönlicher Daten, Bildungsweg, beruflicher Fähigkeiten und Beschäftigungsverlauf.
• Hochladen und Herunterladen von Lebensläufen: Erleichtert das einfache Hochladen und Abrufen von Lebensläufen der Kandidaten.
• Kommentarsystem: Bietet die Möglichkeit, sowohl öffentliche als auch private Notizen zu Kandidatenprofilen zu hinterlassen und sich per E-Mail über Kommentare zu einem bestimmten Kandidaten informieren zu lassen.
• Statusverfolgung: Bietet eine visuelle Pipeline zur Verfolgung des Fortschritts von Kandidaten in verschiedenen Phasen des Rekrutierungsprozesses.
• Erweiterte Suche und Filter: Ermöglicht Recruitern, Kandidaten effizient basierend auf verschiedenen Kriterien wie Fähigkeiten, Erfahrung und aktuellem Status zu finden.

Stellenverwaltungsmodul

Dieses Modul unterstützt bei der Erstellung und Verwaltung von Stellenangeboten und verbessert die Organisation und Effizienz des Einstellungsprozesses.

Funktionen:

• Stellenverwaltung: Vereinfacht den Prozess der Verwaltung von Stellenangeboten mit Feldern zum Eingeben umfassender Jobbeschreibungen und Anforderungen.
• Projektzuordnung: Ermöglicht die Verfolgung von Projekten und deren Verknüpfung mit Stellenangeboten, um die Rekrutierung mit den übergeordneten organisatorischen Bedürfnissen in Einklang zu bringen.
• Kandidatenzuweisung: Ermöglicht es, Stellenangebote bestimmten Kandidaten zuzuordnen, um die Verfolgung von Bewerbungen und den Fortschritt der Kandidaten zu erleichtern.
• Erweiterte Suche und Berichterstellung: Unterstützt das schnelle Finden von Stellenangeboten mithilfe von Filtern wie Abteilung, Status oder Datum und bietet Berichterstellungsfunktionen zur Analyse von Rekrutierungsmetriken.

Modul für Verwaltungstools

Dieses Modul ist für die Anpassung und Konfiguration des Systems an spezifische organisatorische Bedürfnisse ausgelegt.

Funktionen:

• Kompetenzmanagement: Ermöglicht die Erstellung und Kategorisierung von Fähigkeiten, die mit Kandidaten verknüpft werden können, um den Matching-Prozess zu verbessern.
• Anpassung von Positionen und Status: Ermöglicht die Erstellung und Änderung von Jobpositionen und Bewerbungsstatus, um unternehmensspezifische Rekrutierungsphasen widerzuspiegeln.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Weist Benutzerrollen innerhalb des Systems zu und verwaltet diese, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter angemessene Zugriffsebenen auf die Rekrutierungswerkzeuge haben.

Gruppenmodul

Erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Rekrutierungsteams durch das Verwalten von Gruppen für spezifische Rekrutierungsaufgaben. Funktionen:

• Erstellung und Verwaltung von Gruppen: Ermöglicht die Einrichtung von Gruppen, die bestimmten Stellen zugeordnet werden können und die Koordination zwischen Teammitgliedern erleichtern.
• Gruppenbasierte Berechtigungen: Stellt sicher, dass sensible Kandidateninformationen und Rekrutierungsprozesse nur für autorisierte Gruppenmitglieder zugänglich sind.

Kommentarvorlagenmodul

Optimiert die Kommunikation innerhalb des Rekrutierungsteams, indem standardisierte Interviewrückmeldungen und Kandidatenbewertungen ermöglicht werden. Funktionen:

• Vorlagen erstellen: Benutzer können Sets von vordefinierten Fragen oder Rückmeldungs-Vorlagen erstellen und verwalten, die während der Kandidatenbewertungen verwendet werden können.
• Vollbildmodus: Bietet eine erweiterte Ansicht mit Textanpassungsfunktionen für eine detaillierte Feedback-Eingabe, um umfassende Bewertungen ohne Ablenkungen auszufüllen.

Erinnerungsmodul

• E-Mail- und In-App-Erinnerungen: Konfigurierbare Benachrichtigungen, um Teammitglieder über bevorstehende Fristen, Interviews und andere wichtige Ereignisse zu informieren.
• Anpassbare Alarme: Ermöglicht es Personalvermittlern, personalisierte Erinnerungen für sich selbst oder andere am Rekrutierungsprozess Beteiligte einzurichten.

Ergebnisse

Durch die Entwicklung des CV Managers, der im Wesentlichen ein gut realisiertes Bewerber-Tracking-System ist, haben wir unseren Einstellungsprozess rationalisiert, was in Zeiten aktiver Einstellungen sehr hilfreich ist.

Während die erste Veröffentlichung bereits das vorherige System ersetzt hat, stellt sie nur den Anfang unserer Vision für den CV Manager dar. Derzeit nutzen wir aktiv das MVP (Minimum Viable Product), um den Ansatz des Unternehmens basierend auf Feedback aus der Praxis zu optimieren. Dieser iterative Prozess beinhaltet kontinuierliche Verbesserungen und Fehlerbehebungen, um sicherzustellen, dass der Lebenslauf Manager nicht nur den sich entwickelnden Bedürfnissen unserer Nutzer entspricht, sondern diese sogar übertrifft.